Sous peine d'annuler l'assemblée générale, le syndic doit convoquer tous les copropriétaires, au moins une fois par an, à une date et dans un lieu précis, au moins 21 jours francs avant la date retenue. Il peut le faire :

• par lettre recommandée avec avis de réception, , ou par télécopie avec récépissé. Ou encore par une remise en main propre contre signature.
• par télécopie avec récépissé,
• ou encore par remise en main propre, contre une signature.

Ce délai de convocation sera réduit à 8 jours au cas où la majorité des voix nécessaire n'ayant pu être réunie une première fois, une nouvelle assemblée est convoquée. Dans ce cas, l'ordre du jour reste inchangé. Une simple majorité des présents et représentés sera alors suffisante.

Dans tous les cas, l'ordre du jour précise chacune des questions soumises à la délibération de l'assemblée. Il est en principe établi par le syndic et doit être joint à la convocation. A compter du 1er juin 2010, l'ordre du jour doit être établi en concertation avec le conseil syndical.
Pour les copropriétaires, c'est la garantie de connaître à l'avance les points sur lesquels ils auront à se prononcer.
Attention ! Le vote risque d'être annulé si l'ordre du jour est trop vague, du type "examen de la question du ravalement" ou "questions diverses".

En outre, afin que les copropriétaires se décident en connaissance de cause, des pièces sont fournies en complément de l'ordre du jour. La liste des documents à remettre obligatoirement est élargie. Ce sera le cas des principaux documents comptables, indispensables lorsque l'assemblée est appelée à approuver le bilan ou encore des contrats écrits, avant l'autorisation d'une transaction.
Par exemple, le compte des recettes et dépenses de l'exercice en cause, le budget prévisionnel, un projet de résolution, etc.
Pour une bonne information des copropriétaires est joint à la convocation également :

• le compte-rendu écrit de l'exécution de la mission du conseil syndical et
• le projet d'état individuel de répartition des comptes de chaque copropriétaire.