Le syndic doit établir un budget prévisionnel pour les dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties communes et équipements communs de l'immeuble. Le budget est ensuite soumis au vote des copropriétaires à l'assemblée générale. Une fois approuvée, chacun d'eux versera ensuite, au titre des provisions pour charges, quatre acomptes trimestriels d'égale valeur. Après clôture de l'exercice, une régularisation pourra avoir lieu s'il apparaît une différence entre les avances des copropriétaires et les dépenses réellement engagées.
A noter : "les provisions" sont des sommes correspondant à des dépenses affectées.
Attention ! N'est plus autorisé le processus par lequel les syndics pouvaient demander tous les trimestres aux copropriétaires de rembourser des dépenses effectivement engagées et payées par l'intermédiaire de fonds de roulement.

Les dépenses pour certains travaux ne rentrent pas dans la catégorie des dépenses courantes. Elles doivent faire l'objet d'un budget distinct et l'appel de provisions spéciales. Sont visés principalement les travaux suivants :

• les travaux de conservation ou d'entretien de l'immeuble (autres que ceux de maintenance) ;
• ceux portant sur les équipements (autres que ceux de maintenance) ;
• les travaux d'amélioration ;
• les études techniques (diagnostics et consultations).

Pour réaliser des travaux urgents, libre ensuite au syndic de demander des provisions spéciales en cours d'exercice, après avoir convoqué une assemblée générale. Avant la tenue de celle-ci, il peut même demander des provisions à condition toutefois de demander l'avis au conseil syndical. Mais celles-ci ne pourront dépasser le tiers du devis.
C'est au syndic de recouvrir les sommes dues par les copropriétaires. Le non-respect de cette responsabilité peut être sanctionné. Le syndic peut mettre en oeuvre toutes les procédures légales de recouvrement. Sauf en cas de saisie immobilière sur un lot : l'autorisation de l'assemblée générale est alors nécessaire.

Le syndic doit adresser une mise en demeure par lettre recommandée au copropriétaire défaillant. Il faut savoir que le défaut de paiement peut entraîner, outre des intérêts de retard et des pénalités, le versement de dommages-intérêts si le syndicat des copropriétaires estime avoir subi un préjudice. Le syndic et le syndicat des copropriétaires bénéficient de garanties importantes pour s'assurer du paiement des charges.