Une bourse sur critères sociaux correspond toujours à une année universitaire bien précise, et une seule. Il faut donc tous les ans recommencer la démarche. Chaque année, cela débute le 15 janvier.

Chaque année précédant l'année universitaire convoitée, il faut remplir son dossier social étudiant (DES) par Internet. Les dates sont précises : cela débute le 15 janvier et s'achève strictement le 30 avril.

L'administration universitaire prend toutefois en compte le cas des étudiants dont la vie familiale et personnelle a été très modifiée, entre le 30 avril et la rentrée universitaire. Il peut s'agir du mariage ou du divorce de l'étudiant lui-même ou, dans le cas où il est toujours à la charge de ses parents, le divorce ou le décès de ceux-ci. Leur passage à la retraite ou un chômage subi font aussi partie des critères sociaux qui changent le mode de vie.

Dans les semaines qui suivent l'envoi du dossier (mais souvent en juillet), l'administration académique informe l'étudiant (ou le lycéen futur étudiant) et sa famille de ce que représentera la bourse, en conformité avec le barème national, croisant les critères sociaux et les revenus du foyer. Mais c'est une première phase, dite "d'instruction" et la bourse est dite "bourse conditionnelle".

Au moment de l'inscription universitaire, il faut absolument avoir avec soi le document attestant de la bourse conditionnelle, ainsi qu'un RIB (relevé d'identité bancaire) à son nom qui permettra le versement de la bourse.
La décision définitive de l'académie, via le CROUS, est prise après une vérification incontournable : à savoir que l'étudiant est bien inscrit dans son cursus et poursuit bien sa scolarité. C'est-à-dire, s'il ne s'agit pas d'un multirécidiviste du redoublement ! Bref, qu'il s'agit bien d'un étudiant ! C'est aussi durant ce temps que l'administration peut modifier l'échelon de la bourse, si des changements importants sont intervenus dans la vie de l'étudiant.

Il est possible de contester la décision du CROUS, soit du rejet de la demande de bourse, soit d'un montant réduit entre la bourse conditionnelle et la bourse définitive. Dans ce cas, un recours gracieux (un recours amiable) auprès du recteur de l'académie est possible. Si aucune solution n'est trouvée, il est possible d'effectuer un recours contentieux auprès du tribunal administratif compétent pour l'académie.

Tous les ans, il faut donc reformuler sa demande auprès des organismes concernés, en l'occurrence son CROUS. Mais l'administration fait bien les choses, en envoyant au domicile de l'étudiant boursier un courrier d'alerte. En cas de déménagement, il est indispensable de faire suivre son courrier et de se renseigner sur le CROUS qui sera, à terme, en charge de son dossier.